Wanneer je een bedrijf opricht, heb je de keuze om je adres op je thuisadres te zetten of om te kiezen voor een maatschappelijke zetel als officieel adres. Naarmate je onderneming groeit, kan het zijn dat je je adres wil of moet veranderen.

Bij een eenmanszaak wijzigt de maatschappelijke zetel automatisch wanneer je verhuist. Bij een vennootschap kan je de maatschappelijke zetel wel zelf verplaatsen of wijzigen. In deze blog leggen we stap voor stap uit wat je moet doen.

Wist u dat u bij Bedrijvencentrum Waasland ook uw maatschappelijke zetel kan plaatsen?

Nieuw wetboek

Sinds 1 januari 2020 is het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) van toepassing. Dit maakte de procedure eenvoudiger.

Vroeger moest het volledige adres verplicht in de statuten worden opgenomen. Nu volstaat het om enkel het gewest (Vlaams, Waals of Brussels) te vermelden. Een volledig adres in de statuten is dus niet langer noodzakelijk, wat wijzigingen vergemakkelijkt.

Moet er een statutenwijziging gebeuren?

De eerste stap is na te gaan of de maatschappelijke zetel in de statuten van de vennootschap vermeld staat:

  • Adres wél in de statuten → er is een statutenwijziging nodig. Dit verloopt via een algemene vergadering, met een notariële akte en publicatie in het Belgisch Staatsblad.
  • Adres niet in de statuten → de zetel kan eenvoudiger verplaatst worden, vaak met een beslissing van het bestuursorgaan.

Let op: als de taal van de statuten verandert (bijvoorbeeld bij een verhuis naar een ander gewest), dan is een statutenwijziging sowieso verplicht.

Binnen hetzelfde gewest of naar een ander gewest?

De procedure verschilt afhankelijk van de locatie:

  • Binnen hetzelfde taalgebied: de verplaatsing verloopt relatief eenvoudig en kan meestal door een besluit van het bestuursorgaan, tenzij de statuten anders bepalen.
  • Naar een ander gewest: hier is een statutenwijziging nodig, inclusief wijziging van de taal van de statuten. Dit gebeurt via een algemene vergadering en een formele aanpassing van de statuten.

Wie beslist?

In principe is het bestuursorgaan bevoegd om de maatschappelijke zetel te verplaatsen. Maar:

  • Indien de statuten het adres letterlijk vermelden, of
  • Indien een wijziging van taalregime plaatsvindt, dan moet de algemene vergadering beslissen én een statutenwijziging goedkeuren.

Stappenplan: maatschappelijke zetel verplaatsen of wijzigen

  1. Controleer de statuten

    • Staat het adres letterlijk in de statuten? → statutenwijziging nodig.
    • Staat enkel het gewest vermeld? → bestuursorgaan kan vaak zelf beslissen.

  2. Neem het juiste besluit

    • Bestuursorgaan beslist in veel gevallen.
    • Algemene vergadering beslist bij wijziging van taal of als het adres expliciet in de statuten staat.

  3. Publicatie in het Belgisch Staatsblad

    • Altijd verplicht, ook als geen statutenwijziging nodig is.
    • Publicatiekosten zijn verschuldigd.

  4. Aanpassing in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)

    • Nieuwe zetel doorgeven via een notaris of erkend ondernemingsloket (bv. Acerta, Securex, Xerius).
    • Kostprijs: vast recht van ongeveer €90 à €100.
    • Belangrijk: enkel een vestigingsadres kan rechtstreeks via MyEnterprise worden aangepast, niet de maatschappelijke zetel.

  5. Btw-administratie

    • Bij btw-plichtige ondernemingen moet de wijziging ook worden doorgegeven via formulier 604B.

  6. Andere instanties informeren

    • Vergeet niet om ook banken, leveranciers, klanten en het UBO-register op de hoogte te brengen.

Verschil eenmanszaak en vennootschap

  • Eenmanszaak: de maatschappelijke zetel is gelijk aan het domicilieadres. Bij verhuis verandert dit automatisch en wordt het aangepast via de gemeente.
  • Vennootschap: officiële wijziging vereist volgens de stappen hierboven.

Kosten verbonden aan de wijziging

Een zetelwijziging is niet gratis. De totale kost hangt af van de situatie:

  • Publicatierechten Staatsblad
  • Recht op wijziging in de KBO (~ €90-100)
  • Eventuele notariskosten bij een statutenwijziging

Hoe de zetel aanpassen in de praktijk?

Er zijn twee praktische manieren om de aanpassing door te voeren:

  • Via een notaris of erkend ondernemingsloket: dit is de meest gebruikte methode. Zij zorgen voor de publicatie in het Staatsblad en de aanpassing in de KBO.
  • Via MyEnterprise: enkel mogelijk voor een vestigingsadres, niet voor de maatschappelijke zetel.

Uw maatschappelijke zetel bij Bedrijvencentrum Waasland

Bij Bedrijvencentrum Waasland kan u ervoor kiezen om uw maatschappelijke zetel hier te plaatsen. Dit geeft uw onderneming een professioneel adres en biedt tegelijk toegang tot onze andere diensten: kantoren, vergaderruimtes, magazijnen en virtuele kantoren.

Zo combineert u een officieel vestigingsadres met praktische voordelen.

Bij Bedrijvencentrum Waasland kan u kiezen om uw maatschappelijke zetel hier te plaatsen. Daarnaast biedt BC Waasland ook nog verschillende andere diensten aan, waaronder kantoren, vergaderruimtes, flexwerkplekken, magazijnen en virtuele kantoren. Indien u op zoek bent naar een maatschappelijke zetel, contacteer ons gerust voor meer informatie. Graag tot snel bij Bedrijvencentrum Waasland!